Những câu hỏi thường gặp về Chỉ số KPI

Trong quá trình triển khai Tư vấn về BSC&KPI cho các Doanh nghiệp, có một số tình huống thường gặp trong quá trình xây dựng và đánh giá chỉ số KPI, dưới đây là chia sẻ của HROffice, các câu hỏi được trả lời bởi các chuyên gia tư vấn tại VietEz Việt Nam

Câu hỏi 1: Giao chỉ số KPI sao cho hợp lý khi có quá nhiều việc?

Câu hỏi chi tiết: “Tôi có rất nhiều việc phải giao cho nhân viên, tôi thấy việc nào cũng trọng yếu cả, giao quá ít chỉ số KPI tôi sợ rằng không đủ để đánh giá được họ?”

Trả lời:

  • Khi bạn có quá nhiều việc quan trọng cần phải giao cho nhân viên thì có nghĩa là chẳng có việc nào là quan trọng thực sự cả. Luôn luôn có những việc quan trọng hơn việc khác. Để giao được cho nhân viên, Bạn phải là người quyết định điều đó
  • Khi giao quá nhiều KPI trong một kỳ sẽ dẫn đến pha loãng mục tiêu trọng tâm, làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung của bộ phận và tổ chức. Để hiệu quả, trong 1 kỳ không nên giao quá 8 chỉ số KPI .

Câu hỏi 2: Giao chỉ số KPI khi chưa có căn cứ để đo lường chính xác là đúng hay sai?

Câu hỏi chi tiết: “Tôi có một vài chỉ số KPI rất quan trọng nhưng chưa có căn cứ để đo lường chính xác được, tôi tạm thời giao cho nhân viên và sẽ tìm cách đánh giá sau, tôi làm vậy đúng hay sai?”

Trả lời:

  • Bạn làm vậy là sai. Bạn chỉ có thể lựa chọn 1 trong 2 giải pháp: bỏ chỉ số KPI đó hoặc phải tìm ra căn cứ để đo lường KPI đó một cách phù hợp
  • Nếu chỉ số KPI đó rất quan trọng, thì cần dành thời gian để chuẩn bị hạ tầng cần thiết để đo lường nó. Thực tế mọi vấn đề quan trọng đều có thể đo lường được hoặc ít nhất cũng có thể đánh giá một cách tương đối chính xác được. Chỉ cần có một thước đo rõ ràng bạn có thể sử dụng KPI đó như một công cụ thúc đẩy hiệu suất lao động

Câu hỏi 3: Nên giao KPI thế nào khi nhân viên chưa hoàn thành KPI kỳ trước?

Câu hỏi chi tiết: “Nhân viên của tôi mới hoàn thành một phần định mức của KPI kỳ trước, kỳ này tôi phải định mức KPI bao nhiêu?”

Trả lời:

  • Tiếp tục giao KPI đó với định mức hiệu suất của kỳ này cộng với định mức còn thiếu của kỳ trước.
  • Ngoài ra bạn nên hướng dẫn nhân viên rằng nếu hoàn thành định mức KPI cả năm thì cuối năm vẫn sẽ được hưởng mọi quyền lợi về lương thưởng như khi hoàn thành KPI của từng tháng/quý.
  • Bạn cũng cần quan tâm hỗ trợ nhân viên hoàn thành KPI này trong các kỳ tiếp theo

Câu hỏi 4: Giao KPI cho nhóm nhân viên cùng 1 dự án?

Câu hỏi chi tiết: “Các nhân viên của tôi cùng thực hiện 1 dự án công việc, tôi phải giao chỉ tiêu hiệu suất cho họ thế nào cho đúng?”

Trả lời:

  • Công tác chuẩn bị
  • Xây dựng kế hoạch dự án -> Phân chia các cấu phần của dự án -> Phân công công việc cho từng nhân viên theo cấu phần dự án -> Lựa chọn người đầu mối
  • Ứng dụng thiết lập các thước đo
  • Trường hợp các cấu phần là độc lập (người thực hiện cấu phần này không tham gia được vào cấu phần khác) thì thước đo riêng biệt gắn với từng cấu phần.
  • Trường hợp các cấu phần có mối liên hệ mật thiết với nhau thì sử dụng thước đo chung, tức là tất cả nhân viên đều chịu trách nhiệm thực hiện chung một KPI giống nhau
  • Có thể kết hợp cả 2 thước đo trên.

Câu hỏi 5: Cách áp dụng chỉ số KPI đối với các dự án kéo dài?

Câu hỏi chi tiết: “Dự án của tôi kéo dài qua nhiều kỳ đánh giá, làm thế nào tôi có thể xây dựng được cách đo lường trong kỳ đánh giá hiện tại?”

Trả lời:

  • Hãy lập kế hoạch cho dự án một cách chi tiết. Chia nhỏ các giai đoạn và đặt mục tiêu cần hoàn thành cho từng giai đoạn đánh giá. Chỉ tiêu KPI liên quan đến dự án sẽ gắn với mục tiêu của giai đoạn tương ứng trong kỳ

Câu hỏi 6: Cách triển khai đo lường KPI khi có nhiều công việc đột xuất?

Câu hỏi chi tiết: “Công việc của đơn vị tôi hay phát sinh đột xuất nên tôi rất bị động trong việc giao KPI cho nhân viên hoặc thiết lập cách thức đo lường?”

Trả lời:

  • Phát sinh do chủ quan: Cán bộ lãnh đạo, quản lý đơn vị phải chịu trách nhiệm về vấn đề này.
  • Phát sinh do khách quan: Thực hiện điều chỉnh KPI khi cần thiết (đã có quy định đối với các trường hợp điều chỉnh trong quy chế quản lý và đánh giá hiệu suất công việc)

Câu hỏi 7: Cách thiết lập chỉ số KPI đo lường chất lượng dịch vụ?

Câu hỏi chi tiết: “Khi đo lường các KPI như khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng bên ngoài hoặc nội bộ, tôi sợ kết quả phản ánh không khách quan?”

Trả lời:

Để chứng minh chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp cho một ai đó, thì việc lấy ý kiến từ người thụ hưởng dịch vụ chính là giải pháp tối ưu. Nếu bạn chỉ khẳng định là đã cung ứng dịch vụ với chất lượng tốt nhất, tiến độ cao nhất nhưng chỉ nội bộ biết với nhau mà không quan tâm xem người thụ hưởng có hài lòng không thì sẽ là thiếu sót. Do vậy trong thực tế hiện nay, việc khảo sát khách hàng đang được các đơn vị kinh doanh dịch vụ triển khai mạnh mẽ.

Khi khảo sát người thụ hưởng, có thể sẽ có một số phiếu khảo sát cho kết quả không khách quan do các nguyên nhân:

  • Biểu mẫu khảo sát tiêu chí không rõ ràng, cụ thể hoặc có quá ít sự lựa chọn về mức độ đánh giá nên đối tượng được khảo sát đánh giá chưa khách quan.
  • Người thực hiện điền bảng khảo sát bị cảm tính.

Giải pháp

  • Đặt định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) ở mức “tốt” là từ 80% -90%, tức là đã chấp nhận loại trừ 10%-20% yếu tố cảm tính của người được khảo sát.
  • Xây dựng bảng khảo sát với các tiêu chí cụ thể, có mô tả ngắn gọn để tất cả mọi người điền bảng khảo sát cùng hiểu một cách thống nhất; chia cấp độ đánh giá từng tiêu chí thành nhiều cấp như xuất sắc, tốt, khá, trung bình, kém tương ứng với các dải điểm từ 1-10 để người điền khảo sát dễ dàng tick hoặc cho điểm. Với cách như vậy thì tỷ lệ chính xác sẽ cao.

Câu hỏi 8: “Căn cứ nào để thiết lập định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) cho các KPIs mà tôi giao cho nhân viên”

Câu hỏi chi tiết: “Căn cứ nào để thiết lập định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) cho các KPIs mà tôi giao cho nhân viên”

Trả lời: Bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Phương án trước mắt:
    • Xác định định mức kế hoạch mà lãnh đạo công ty giao cho đơn vị
    • Xác định tổng định mức KH giao cho nhân viên
    • Tham khảo định mức năng suất quá khứ
    • Tham khảo năng suất thị trường/đối thủ/đối tác (nếu có)
    • Thực hiện thiết lập định mức
    • Phân bổ tổng định mức KH của bộ phận cho các nhân viên dựa theo chức năng nhiệm vụ, năng lực, mức lương và năng suất lịch sử của nhân viên đó đảm bảo tổng định mức của các nhân viên lớn hơn của Trưởng bộ phận, nhưng lưu ý không quá 10% để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên
  • Phương án lâu dài:
    • Bạn cần phải chuẩn hóa định mức năng suất cho từng hạng mục công việc của đơn vị và của nhân viên để đảm bảo giao Target và đo lường năng suất chính xác. Đây là việc quan trọng trong hoạch định định biên và xác định nguồn lực cần thiết cho việc đạt được năng suất kỳ vòng của tổ chức.

Tài nguyên liên quan

08/23/2017

Quyền chọn cổ phiếu ESOP là gì? – Giải pháp thu hút và giữ nhân sự chủ

Đãi ngộ Quyền chọn cổ phiếu ESOP là gì?

Chủ đề thu hút và giữ nhân sự chủ chốt đang được nhắc đến thường xuyên trên các mặt báo ở Việt Nam hiện nay. Khủng hoảng kinh tế dẫn đến trên 100 ngàn doanh nghiệp phá sản hoặc ngừng hoạt động thì tác động của nó đối với thị trường lao động là khủng khiếp. Trong tình hình tài chính khó khăn, dòng tiền mặt hạn chế, áp lực giữ chân nhân sự chủ chốt đối với các chủ doanh nghiệp là hết sức lớn. Đãi ngộ quyền chọn cổ phiếu (ESOP) sẽ là giải pháp hay, một lựa chọn khôn ngoan cho các doanh nghiệp Việt Nam. Vậy ESOP là gì?

alt-esop 1

Khái quát về đãi ngộ bằng cổ phiếu

Có sự trùng hợp là một số phương tiện thông tin đại chúng đang nói nhiều về hình thức đãi ngộ bằng cổ phiếu (Employee Stock Ownership Plan – ESOP) trong thời gian gần đây. Tại Việt Nam, đã có nhiều doanh nghiêp triển khai ESOP rất thành công, nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp thất bại, tạo ra bất ổn tâm lý đối với người lao động hoặc tranh cãi giữa các cổ đông. Sự thất bại ở đây có lẽ là do một số doanh nghiệp khi áp dụng nhưng chưa hiểu đúng bản chất của ESOP; hoặc lựa chọn các chương trình ESOP; hoặc triển khai vào thời điểm chưa phù hợp.

Đãi ngộ bằng cổ phiếu là hình thức được sử dụng phổ biến trên thế giới. Có 475/500 công ty trong top 500 công ty lớn nhất thế giới áp dụng các chương trình đãi ngộ cổ phiếu cho nhân viên. Hầu hết các nhân sự chủ chốt của các Tập đoàn lớn như Coca cola, Pepsi Yahoo, Apple, Microsoft, IBM….đều được áp dụng hình thức đãi ngộ này. Chúng ta đã biết rằng Lương của CEO hãng máy tính HP chỉ là 1USD nhưng thu nhập hàng năm là 16 triệu USD chủ yếu đến từ cổ phiếu. Ngay như Steve Jobs- CEO của Apple trước đây cũng chỉ nhận lương tượng trưng là 1USD, nhưng thu nhập đến từ cổ phiếu là 2 tỷ USD trong 6 năm. Như vậy, mục đích của đãi ngộ bằng cổ phiếu trong các doanh nghiệp là nhằm thu hút, giữ chân nhân viên giỏi, tạo động lực mạnh mẽ và gắn lợi ích của người lao động với các cổ đông.

Các chương trình đãi ngộ bằng Cổ phiếu

Đãi ngộ bằng cổ phiếu cho nhân viên có một số chương trình cơ bản như:
• Chương trình cổ phiếu thưởng (ESOP 1)
• Chương trình mua cổ phiếu ưu đãi (ESOP 2)
• Chương trình quyền chọn mua cổ phiếu (ESOP 3)

Các chương trình ESOP 1 và ESOP 2 được áp dụng khá phổ biến ở Việt Nam trong nhiều năm qua cho dù nội dung chương trình ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Điểm chung của hai chương trình ESOP 1 và ESOP 2 là người lao động phải dùng tiền mặt ngay từ đầu để mua cổ phiếu; hoặc doanh nghiệp phải bỏ tiền mặt mua cổ phiếu quỹ hay tạo lập quỹ cổ phiếu từ lợi nhuận của doanh nghiệp để thưởng hoặc bán cho nhân viên. Đây chính là điểm hạn chế của 2 chương trình ESOP 1 và ESOP 2 trong bối cảnh áp lực thiếu tiền mặt của cả doanh nghiệp và người lao động trong thời kỳ khủng hoảng hiện nay.

Chương trình ESOP 3 có những ưu điểm khác biệt đó là đãi ngộ cho nhân viên mà không tạo áp lực về tiền măt cho cả doanh nghiệp và người lao động, hơn nữa nó gắn lợi ích của nhân viên với kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

alt-esop 2

Bản chất của chương trình Quyền chọn mua cổ phiếu (ESOP3)

Chương trình Quyền chọn cổ phiếu (Employee Stock Option Program – ESOP /SO) là một hình thức tiêu biểu của chính sách đãi ngộ bằng cổ phiếu được áp dụng tại hầu hết ở các Tập đoàn lớn tại nhiều quốc gia như Mỹ, Anh, Australia, Canada…Do đặc điểm của SO là các thành viên của chương trình được hưởng lợi ích khi giá cổ phiếu của doanh nghiệp tăng lên trong tương lai, trong khi họ không phải bỏ tiền mặt ra mua cổ phiếu ngay từ đầu, nó gắn liền với kết quả công việc của mỗi nhân viên và kết quả sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp, vì thế mà tính tích cực của chương trình này đã được khẳng định rộng rãi trong nhiều thập kỷ qua ở các Tập đoàn lớn trên thế giới.

Bản chất của chương trình SO được hiểu đơn giản qua thí dụ: Ngày 05/01/2016 Doanh nghiệp (A) ký với nhân viên (B) một thỏa thuận cam kết phát hành cho B quyền được mua 1.000.000 cổ phiếu, chia đều ra trong vòng 5 năm với giá là X đồng/1 cổ phiếu và giá này không thay đổi trong suốt 5 năm của chương trình. Tại thời điểm từng năm, nếu B thấy giá cổ phiếu của A trên thị trường cao hơn giá thỏa thuận được quyền mua ban đầu thì bỏ tiền mặt ra thực hiện quyền mua và bán để hưởng chênh lệch. Nếu B kỳ vọng giá cổ phiếu của A có thể sẽ tiếp tục tăng cao trong những năm tới thì có thể để dành quyền đến 4 hoặc 5 năm mới thực hiện mua để hưởng lợi cao hơn. Trong trường hợp rủi ro giá cổ phiếu của A qua từng năm thấp hơn hoặc bằng so với thời điểm 05/01/2016 thì B không thực hiện quyền mua, trong trường hợp này cả B và A đều chẳng thiệt hại đồng nào. Như vậy với chương trình này cả người mua và người bán đều được hưởng lợi khi giá cổ phiếu tăng và không thiệt hai gì khi giá cổ phiếu giảm và không bao giờ phải lo lắng đến câu chuyện tiền mặt.

Để được hưởng lợi ích thì cả A và B phải nỗ lực làm cho giá trị doanh nghiệp ngày càng tăng, do vậy A sẽ gắn số lượng quyền được thực hiện của B theo từng năm với hiệu suất công việc (KPI) của nhân viên, và B có động lực để làm việc tốt. Đây chính là đòn bẩy mạnh mẽ giúp cho doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng.

Ths. Nguyễn Đức Tú

(Còn tiếp Phần 2:  Nội dung cơ bản của chương trình đãi ngộ ESOP3)

08/23/2017

Quản trị nhân sự là gì?

Ngày nay người ta bắt đầu nói nhiều về quản trị nhân sự. Khi người ta nói đến một doanh nghiệp, một giám đốc làm ăn thua lỗ, không phải do thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta chỉ ngay đến người đó không đủ năng lực điều hành công việc và thiếu sự trang bị về kiến thức quản trị nhân sự hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người. Nhưng quản trị nhân sự là gì? Hiểu thế nào về quản trị nhân sự ?

quản trị nhân sự là gì
Thế nào là quản trị nhân sự?

Một vị giám đốc từng nói: Học vấn kinh doanh cơ bản của tôi không ngoài điều: đó là về con người, tiền bạc và công việc xem ra mới thấy rằng ngày nay muốn làm được việc vĩ đại hay thành đạt trong kinh doanh thì cần phải biết sử dụng nhân tài, phải biết khai thác nguồn nhân lực và phối hợp sự hoạt động của con người trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp làm ăn kém hiệu quả chính là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của nhà quản trị, không biết cách khai thác nguồn nhân sự và sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồn nhân lực và vật lực.

Vì thế, có thể nói quản trị nhân sự là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hóa riêng biệt. Giáo sư người Mỹ Dinock cho rằng: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”; còn Giáo sư Felix Migro thì cho rằng: Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được.

Chức năng quản trị nguồn nhân sự liên quan đến các công việc hoạch định nhân sự, tuyển mộ, chọn lựa, hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành được doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai. Quản trị nhân sự phải được xem xét theo quan điểm hệ thống. Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắp xếp đề bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v… cần phải được đặt trên cơ sở khoa học, trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức năng khác của quản trị. Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, từ các chính sách nhân sự, kế hoạch và các điều kiện của môi trường.

Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị.

Ðiều đáng lưu ý, mối quan tâm cơ bản của tất cả các nhà quản trị là thực hiện 2 nguyên tắc mối liên hệ công việc và con người – công việc phải phù hợp.

-Mối quan hệ công việc: nền tảng của quản trị có hiệu quả nguồn nhân lực yêu cầu rằng tất cả các quyết định nhân sự phải được dựa trên cơ sở yêu cầu nhiệm vụ: đó là tiêu chuẩn sử dụng trong thuê mướn, đánh giá, thăng thưởng nhân viên phải ràng buộc chặt chẽ với thực hiện công việc.

-Cốt lõi của mối quan hệ công việc là con người -công việc phải phù hợp: đó là quá trình bố trí nhân viên phù hợp, đáp ứng với yêu cầu công việc. Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.

Chức năng cơ bản của quản trị bao gồm:

  • Chức năng hoạch định
  • Chức năng tổ chức
  • Chức năng lãnh đạo

Nhiều người xem các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành 1 cách từ từ để 1 việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này, các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: “Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị”. Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác.

Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực.

Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

(1) Phân tích công việc

(2) Tuyển dụng nhân viên

(3) Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

(4) Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.

Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự?