Tài nguyên

Bạn có muốn doanh nghiệp của mình hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất? Bí quyết nằm ở việc xây dựng và quản lý quy trình một cách bài bản.

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, việc tối ưu hóa hoạt động không chỉ là mục tiêu mà còn là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Và chìa khóa để đạt được điều đó chính là xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả.

Quy trình tốt sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót, lãng phí, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, và sự hài lòng của khách hàng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để xây dựng và quản lý quy trình một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững.

Quy trình là gì?

Quy trình là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau theo một trình tự nhất định, nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể.

Nói cách khác, quy trình là một bản hướng dẫn chi tiết, mô tả từng bước cần thực hiện để hoàn thành một công việc.

Các nhóm quy trình chính trong doanh nghiệp:

• Quy trình cốt lõi (Core Processes):

Đây là những quy trình trực tiếp tạo ra giá trị cho khách hàng, liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ chính của doanh nghiệp.

• Quy trình hỗ trợ (Support Processes):

Các quy trình này hỗ trợ cho các quy trình cốt lõi, đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp.

• Quy trình quản lý (Management Processes):

Các quy trình này liên quan đến việc hoạch định chiến lược, lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến các quy trình khác.

Mục đích của quy trình

• Chuẩn hóa các bước công việc:

Việc áp dụng quy trình đảm bảo mọi người đều thực hiện công việc theo một cách thống nhất, giảm thiểu sự khác biệt và sai sót.

• Hướng dẫn cho người thực hiện

Quy trình sẽ làm rõ các bước cần thực hiện, từ đó mỗi người sẽ biết chính xác công việc của mình là gì, cần làm những gì và làm như thế nào.

• Xác định rõ trách nhiệm

Quy trình sẽ phân định rõ trách nhiệm của các đối tượng tham gia, từ đó giảm thiểu tình trạng nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai chịu trách nhiệm.

• Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc

Quy trình là cơ sở để kiểm tra xem công việc đang được thực hiện đúng tiến độ & đạt chất lượng đầu ra yêu cầu hay chưa.

• Củng cố quản lý

Việc áp dụng quy trình làm việc sẽ đưa mọi hoạt động vào khuôn khổ, gây dựng sức mạnh tập thể, từ đó tạo nên thuận lợi cho quản lý và giải phóng các cấp điều hành tại tổ chức/ doanh nghiệp.

Đặc điểm của quy trình

Các bước xây dựng và quản lý quy trình

1. Thiết kế quy trình

1.1. Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích

• Xác định rõ mục tiêu của quy trình. Mục tiêu này có thể là cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, tăng tính nhất quán, hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể khác.
• Định rõ phạm vi áp dụng của quy trình, bao gồm các phòng ban, các bộ phận liên quan và các loại công việc hoặc nhiệm vụ sẽ được quy trình điều chỉnh.

1.2. Khảo sát, phân tích, đánh giá hiện trạng

• Khảo sát quy trình hiện tại:

Thu thập thông tin về tài liệu quy trình hiện tại.

Phỏng vấn các nhân viên chính để hiểu rõ cách quy trình hiện tại hoạt động và những điểm cần cải thiện.

• Phân tích quy trình hiện tại:

Sử dụng các công cụ tính toán, phân tích số liệu khảo sát (sơ đồ quy trình (flowchart), biểu đồ Ishikawa, phân tích SWOT,….)

• Đánh giá quy trình hiện tại:

Đánh giá ưu, nhược điểm của quy trình hiện tại.

Đưa ra khuyến nghị cải tiến.

1.3. Mô tả quy trình mới

• Vẽ lưu đồ:

Xác định các bước chính của quy trình, từ bước bắt đầu đến kết thúc.

Xác định trách nhiệm thực hiện của các cá nhân/ bộ phận tại từng bước.

Sử dụng các công cụ để tạo lưu đồ quy trình mô tả tiến trình các bước.

• Diễn giải các bước của quy trình:

Mô tả chi tiết từng bước của quy trình.

Đảm bảo rằng mỗi bước đều có đầu vào và đầu ra rõ ràng, trách nhiệm của các cá nhân/ bộ phận, tương tác giữa các đối tượng tham gia vào quy trình và các tiêu chuẩn tiến độ/ chất lượng cần đạt được.

1.4. Hoàn thiện tài liệu quy trình

1. Mục đích
2. Phạm vi áp dụng
3. Tài liệu tham khảo
4. Định nghĩa và từ viết tắt
5. Nội dung quy trình: Lưu đồ quy trình + Diễn giải quy trình
6. Điều khoản thi hành
7. Xử lý với các vi phạm
8. Danh mục biểu mẫu đính kèm

2. Thực thi quy trình

3. Theo dõi, đánh giá quy trình

• Theo dõi quy trình để đảm bảo rằng quy trình đang được vận hành như mong đợi và đạt được các mục tiêu đề ra.
• Đánh giá hiệu quả của quy trình và thu thập phản hồi từ các bên liên quan để xác định các cơ hội cải tiến.
• Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, tổ chức/ doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ số PPIs (Process Performance Indicators). Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Đo lường độ hài lòng của KH/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.

Nhóm chỉ số về thời gian: Đo lường thời gian hao phí để thực hiện và đưa kết quả cuối cùng.

Nhóm chỉ số về chi phí: Đo lường các loại chi phí như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình;…

4. Điều chỉnh, tối ưu quy trình

Xây dựng và quản lý quy trình là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực, tâm huyết của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy trình tốt sẽ hoạt động hiệu quả hơn, đạt được nhiều thành công hơn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về xây dựng và quản lý quy trình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số doanh nghiệp luôn đạt được những thành công vượt trội trong khi những doanh nghiệp khác lại gặp khó khăn? Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại đó chính là việc lựa chọn và sử dụng đúng các công cụ đo lường hiệu suất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai công cụ phổ biến nhất hiện nay là KPI và OKR. Cả hai đều có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, nhưng chúng lại có những đặc điểm và cách thức hoạt động khác nhau.

KPI là gì?

KPIs, viết tắt của “Key Performance Indicators” (Chỉ số Đánh giá Hiệu suất Trọng yếu), là các chỉ số được sử dụng để đo lường và đánh giá mức độ thành công của một tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng.

KPIs giúp doanh nghiệp theo dõi và hiểu rõ hiệu quả hoạt động của mình bằng cách cung cấp các dữ liệu cụ thể về các lĩnh vực như doanh thu, hiệu suất bán hàng, hoặc sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, một KPI có thể là số lượng khách hàng mới mỗi tháng hoặc tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn.

Tóm lại, KPIs là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hiệu suất để đạt được mục tiêu dài hạn.

OKR là gì?

OKRs là từ viết tắt của “Objective and Key Results” hay “Mục tiêu và kết quả chính”.

OKR, viết tắt của “Objectives and Key Results” (Mục tiêu và Kết quả Chính), là một phương pháp quản lý mục tiêu giúp các tổ chức xác định và theo dõi các mục tiêu quan trọng và kết quả cụ thể cần đạt được để hoàn thành các mục tiêu đó.

OKR bao gồm hai phần chính:

• Objectives (Mục tiêu): là những điều bạn muốn đạt được, thường là những mục tiêu lớn và đầy cảm hứng.
• Key Results (Kết quả Chính): là các tiêu chí cụ thể và đo lường được để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ:

Tóm lại, OKR giúp các tổ chức thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả đạt được để cải thiện hiệu suất và hướng đến thành công.

Khác biệt giữa KPI và OKR

Sự khác biệt cốt lõi giữa KPI và OKR:

Sự khác biệt giữa KPI và OKR được phản ánh qua 3 khía cạnh: mục đích sử dụng, phương pháp thiết lập và trọng tâm áp dụng

Mục đích sử dụng:

• KPI Tập trung vào đánh giá hiệu suất hiện tại của nhân viên hoặc doanh nghiệp qua các chỉ số cụ thể. KPIs cho biết doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào tại thời điểm hiện tại và giúp xác định tình trạng ổn định hay không.
• OKR: Đặt ra các mục tiêu lớn và kết quả chính cần đạt được, nhằm thúc đẩy tiến bộ và sự phát triển. OKRs tập trung vào việc cải thiện và đạt được các mục tiêu đầy thách thức hơn.

Phương pháp thiết lập:

• KPI: Thường theo mô hình “Thác đổ” truyền thống, tức là mục tiêu được phân bổ từ cấp trên xuống cấp dưới. Các KPIs đo lường hiệu suất hiện tại theo các chỉ số định lượng cụ thể.
• OKR: Thiết lập mục tiêu theo cách linh hoạt hơn, bao gồm cả từ trên xuống dưới, từ dưới lên và từ các phòng ban khác nhau. OKRs khuyến khích sự phối hợp và nỗ lực toàn công ty để đạt được mục tiêu lớn.

Trọng tâm áp dụng:

• KPI: Theo dõi nhiều chỉ số khác nhau để đánh giá các khía cạnh khác nhau của hiệu suất. KPIs là những thước đo cụ thể cho hiệu quả hiện tại.
• OKR: Tập trung vào một số mục tiêu quan trọng trong mỗi chu kỳ, với các kết quả chính cần đạt được. OKRs giúp tập trung nguồn lực vào các mục tiêu quan trọng nhất.

Tóm lại: KPIs đánh giá hiệu suất hiện tại qua các chỉ số cụ thể và theo mô hình phân bổ từ trên xuống dưới, trong khi OKRs đặt ra các mục tiêu lớn hơn và kết quả chính để thúc đẩy sự phát triển, với phương pháp thiết lập mục tiêu linh hoạt hơn. KPIs đo lường kết quả hiện tại, còn OKRs định hướng và thúc đẩy nỗ lực hướng tới những mục tiêu cao hơn.

OKR và KPI- doanh nghiệp nên chọn chỉ tiêu đo lường nào?

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng KPI để đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã đầu tư nhiều chi phí vào việc thiết lập các chỉ tiêu KPI, nhưng kết quả thường không đạt như mong đợi. Nguyên nhân chính của sự thất bại này là doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu tổ chức ở các giai đoạn khác nhau.

Đối với các công ty công nghệ hoặc doanh nghiệp cần thay đổi nhanh chóng và ra mắt sản phẩm mới, OKR ngắn hạn là sự lựa chọn lý tưởng. OKR phù hợp với môi trường yêu cầu nghiên cứu và phát triển cao, nơi cần nhanh chóng thích ứng với thị trường. Ngược lại, các công ty có kế hoạch dài hạn và cần theo dõi hiệu suất theo chu kỳ hàng ngày, tuần, tháng hoặc năm thì KPI sẽ là công cụ phù hợp.

Doanh nghiệp có thể kết hợp cả OKR và KPI để đạt hiệu quả tối ưu trong việc đo lường và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

___________________________________________________________________

Để xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn của VietEz. VietEz với kinh nghiệm hơn 15 năm triển khai các dự án tư vấn cho các doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam như Tập đoàn PVN, Eurowindow Holding

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HROffice – Sản phẩm được phát triển bởi Công ty CP VietEz Việt Nam và Công ty ICT4D Việt Nam để hỗ trợ việc quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả. Phần mềm HROffice là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đánh giá nhân sự.

Webinar “Kỹ thuật xây dựng và triển khai KPI hiệu quả” là hội thảo trực tuyến do VietEz Việt Nam và HROffice đồng hành tổ chức với mục tiêu giúp các doanh nghiệp tháo gỡ những sai lầm thường gặp trong quá trình xây dựng và triển khai KPI. Thứ Tư, ngày 08/08/2024, chương trình đã diễn ra thành công với sự tham gia của các diễn giả dày dặn kinh nghiệm và gần 100 người tham dự.

Tổng quát webinar

Chương trình cung cấp cho người tham dự một cái nhìn tổng quan về thực trạng triển khai trong doanh nghiệp và đưa ra những phương pháp xây dựng và triển khai KPI hiệu quả.

Tại Webinar, diễn giả cũng đề cập đến những ứng dụng công nghệ, phần mềm giúp quản lý BCS – KPI hiệu quả, giúp người tham dự nắm bắt xu thế chuyển đổi số ngày nay.

KPI hiệu quả, giúp người tham dự nắm bắt xu thế chuyển đổi số ngày nay.

Một số câu hỏi tiêu biểu tại chương trình

Bên cạnh những chia sẻ sâu sắc của các diễn giả, chương trình còn nhận được sự chia sẻ về những trường hợp thực tiễn tại doanh nghiệp,… của các nhà lãnh đạo, quản trị nhân sự. Một số câu hỏi tiêu biểu tại chương trình được đặt ra như:

• Chỉ tiêu tài chính có giao cho toàn bộ các phòng ban trong công ty (với các tỷ trọng khác nhau) hay không? Hay chỉ giao cho các phòng có liên quan như kinh doanh, tài chính kế toán?

• Việc đánh giá KPI giữa các đơn vị có nhiều KPI quan trọng đối với công ty và các đơn vị ít việc hơn thì giải pháp thế nào cho công bằng?

• Đối với công ty mà lương bị ảnh hưởng nhiều bởi thị trường, làm sao để xây dựng được khung lương vừa theo KPI, vừa thích ứng với mức lương thị trường?

Và nhiều câu hỏi khác đã được các diễn giả giải đáp trong chuyên mục Q&A của chương trình…

Thông qua từng phần mục, Webinar giúp người tham dự nhận diện được những thực trạng triển khai KPI hiện nay của nhiều doanh nghiệp.

Khi hiểu rõ bản chất của các sai lầm liên quan đến các yếu tố trọng yếu: Con người, Phương pháp và Công cụ, nhà quản lý có thể nắm bắt được các giải pháp, cách thức giải quyết các “nỗi đau” của doanh nghiệp qua những chia sẻ, case study thực tiễn từ các chuyên gia.

Kết thúc chương trình

Kết thúc chương trình, BTC HROptimize đã gửi đến người tham dự 15 ngày dùng thử phần mềm Quản lý công việc và KPI cùng Thư viện với hơn 17.000 chỉ số KPI cho tất cả các ngành nghề.

Thành công của chương trình không chỉ đến từ giá trị mà diễn giả mang lại, mà còn đến từ sự tương tác, kết nối giữa người tham dự với chương trình.

Hãy theo dõi tin tức từ HROffice để cập nhật các chương trình sắp đến. Nếu bạn đang quan tâm đến các giải pháp tối ưu quản trị nhân sự thông qua công nghệ,… hoặc có nhu cầu về dịch vụ tư vấn chuyên sâu cho doanh nghiệp, hãy để lại thông tin bên dưới, đội ngũ HROffice sẽ liên hệ đến bạn sớm nhất!

Trong quá trình triển khai Tư vấn về BSC&KPI cho các Doanh nghiệp, có một số tình huống thường gặp trong quá trình xây dựng và đánh giá chỉ số KPI, dưới đây là chia sẻ của HROffice, các câu hỏi được trả lời bởi các chuyên gia tư vấn tại VietEz Việt Nam

Câu hỏi 1: Giao chỉ số KPI sao cho hợp lý khi có quá nhiều việc?

Câu hỏi chi tiết: “Tôi có rất nhiều việc phải giao cho nhân viên, tôi thấy việc nào cũng trọng yếu cả, giao quá ít chỉ số KPI tôi sợ rằng không đủ để đánh giá được họ?”

Trả lời:

• Khi bạn có quá nhiều việc quan trọng cần phải giao cho nhân viên thì có nghĩa là chẳng có việc nào là quan trọng thực sự cả. Luôn luôn có những việc quan trọng hơn việc khác. Để giao được cho nhân viên, Bạn phải là người quyết định điều đó
• Khi giao quá nhiều KPI trong một kỳ sẽ dẫn đến pha loãng mục tiêu trọng tâm, làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung của bộ phận và tổ chức. Để hiệu quả, trong 1 kỳ không nên giao quá 8 chỉ số KPI .

Câu hỏi 2: Giao chỉ số KPI khi chưa có căn cứ để đo lường chính xác là đúng hay sai?

Câu hỏi chi tiết: “Tôi có một vài chỉ số KPI rất quan trọng nhưng chưa có căn cứ để đo lường chính xác được, tôi tạm thời giao cho nhân viên và sẽ tìm cách đánh giá sau, tôi làm vậy đúng hay sai?”

Trả lời:

• Bạn làm vậy là sai. Bạn chỉ có thể lựa chọn 1 trong 2 giải pháp: bỏ chỉ số KPI đó hoặc phải tìm ra căn cứ để đo lường KPI đó một cách phù hợp
• Nếu chỉ số KPI đó rất quan trọng, thì cần dành thời gian để chuẩn bị hạ tầng cần thiết để đo lường nó. Thực tế mọi vấn đề quan trọng đều có thể đo lường được hoặc ít nhất cũng có thể đánh giá một cách tương đối chính xác được. Chỉ cần có một thước đo rõ ràng bạn có thể sử dụng KPI đó như một công cụ thúc đẩy hiệu suất lao động

Câu hỏi 3: Nên giao KPI thế nào khi nhân viên chưa hoàn thành KPI kỳ trước?

Câu hỏi chi tiết: “Nhân viên của tôi mới hoàn thành một phần định mức của KPI kỳ trước, kỳ này tôi phải định mức KPI bao nhiêu?”

Trả lời:

• Tiếp tục giao KPI đó với định mức hiệu suất của kỳ này cộng với định mức còn thiếu của kỳ trước.
• Ngoài ra bạn nên hướng dẫn nhân viên rằng nếu hoàn thành định mức KPI cả năm thì cuối năm vẫn sẽ được hưởng mọi quyền lợi về lương thưởng như khi hoàn thành KPI của từng tháng/quý.
• Bạn cũng cần quan tâm hỗ trợ nhân viên hoàn thành KPI này trong các kỳ tiếp theo

Câu hỏi 4: Giao KPI cho nhóm nhân viên cùng 1 dự án?

Câu hỏi chi tiết: “Các nhân viên của tôi cùng thực hiện 1 dự án công việc, tôi phải giao chỉ tiêu hiệu suất cho họ thế nào cho đúng?”

Trả lời:

• Công tác chuẩn bị
• Xây dựng kế hoạch dự án -> Phân chia các cấu phần của dự án -> Phân công công việc cho từng nhân viên theo cấu phần dự án -> Lựa chọn người đầu mối
• Ứng dụng thiết lập các thước đo
• Trường hợp các cấu phần là độc lập (người thực hiện cấu phần này không tham gia được vào cấu phần khác) thì thước đo riêng biệt gắn với từng cấu phần.
• Trường hợp các cấu phần có mối liên hệ mật thiết với nhau thì sử dụng thước đo chung, tức là tất cả nhân viên đều chịu trách nhiệm thực hiện chung một KPI giống nhau
• Có thể kết hợp cả 2 thước đo trên.

Câu hỏi 5: Cách áp dụng chỉ số KPI đối với các dự án kéo dài?

Câu hỏi chi tiết: “Dự án của tôi kéo dài qua nhiều kỳ đánh giá, làm thế nào tôi có thể xây dựng được cách đo lường trong kỳ đánh giá hiện tại?”

Trả lời:

• Hãy lập kế hoạch cho dự án một cách chi tiết. Chia nhỏ các giai đoạn và đặt mục tiêu cần hoàn thành cho từng giai đoạn đánh giá. Chỉ tiêu KPI liên quan đến dự án sẽ gắn với mục tiêu của giai đoạn tương ứng trong kỳ

Câu hỏi 6: Cách triển khai đo lường KPI khi có nhiều công việc đột xuất?

Câu hỏi chi tiết: “Công việc của đơn vị tôi hay phát sinh đột xuất nên tôi rất bị động trong việc giao KPI cho nhân viên hoặc thiết lập cách thức đo lường?”

Trả lời:

• Phát sinh do chủ quan: Cán bộ lãnh đạo, quản lý đơn vị phải chịu trách nhiệm về vấn đề này.
• Phát sinh do khách quan: Thực hiện điều chỉnh KPI khi cần thiết (đã có quy định đối với các trường hợp điều chỉnh trong quy chế quản lý và đánh giá hiệu suất công việc)

Câu hỏi 7: Cách thiết lập chỉ số KPI đo lường chất lượng dịch vụ?

Câu hỏi chi tiết: “Khi đo lường các KPI như khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng bên ngoài hoặc nội bộ, tôi sợ kết quả phản ánh không khách quan?”

Trả lời:

Để chứng minh chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp cho một ai đó, thì việc lấy ý kiến từ người thụ hưởng dịch vụ chính là giải pháp tối ưu. Nếu bạn chỉ khẳng định là đã cung ứng dịch vụ với chất lượng tốt nhất, tiến độ cao nhất nhưng chỉ nội bộ biết với nhau mà không quan tâm xem người thụ hưởng có hài lòng không thì sẽ là thiếu sót. Do vậy trong thực tế hiện nay, việc khảo sát khách hàng đang được các đơn vị kinh doanh dịch vụ triển khai mạnh mẽ.

Khi khảo sát người thụ hưởng, có thể sẽ có một số phiếu khảo sát cho kết quả không khách quan do các nguyên nhân:

• Biểu mẫu khảo sát tiêu chí không rõ ràng, cụ thể hoặc có quá ít sự lựa chọn về mức độ đánh giá nên đối tượng được khảo sát đánh giá chưa khách quan.

• Người thực hiện điền bảng khảo sát bị cảm tính.

Giải pháp

• Đặt định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) ở mức “tốt” là từ 80% -90%, tức là đã chấp nhận loại trừ 10%-20% yếu tố cảm tính của người được khảo sát.

• Xây dựng bảng khảo sát với các tiêu chí cụ thể, có mô tả ngắn gọn để tất cả mọi người điền bảng khảo sát cùng hiểu một cách thống nhất; chia cấp độ đánh giá từng tiêu chí thành nhiều cấp như xuất sắc, tốt, khá, trung bình, kém tương ứng với các dải điểm từ 1-10 để người điền khảo sát dễ dàng tick hoặc cho điểm. Với cách như vậy thì tỷ lệ chính xác sẽ cao.

Câu hỏi 8: “Căn cứ nào để thiết lập định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) cho các KPIs mà tôi giao cho nhân viên”

Câu hỏi chi tiết: “Căn cứ nào để thiết lập định mức hiệu suất kế hoạch (mục tiêu) cho các KPIs mà tôi giao cho nhân viên”

Trả lời: Bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Phương án trước mắt:
  • Xác định định mức kế hoạch mà lãnh đạo công ty giao cho đơn vị
  • Xác định tổng định mức KH giao cho nhân viên
  • Tham khảo định mức năng suất quá khứ
  • Tham khảo năng suất thị trường/đối thủ/đối tác (nếu có)
  • Thực hiện thiết lập định mức
  • Phân bổ tổng định mức KH của bộ phận cho các nhân viên dựa theo chức năng nhiệm vụ, năng lực, mức lương và năng suất lịch sử của nhân viên đó đảm bảo tổng định mức của các nhân viên lớn hơn của Trưởng bộ phận, nhưng lưu ý không quá 10% để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên
• Phương án lâu dài:
  • Bạn cần phải chuẩn hóa định mức năng suất cho từng hạng mục công việc của đơn vị và của nhân viên để đảm bảo giao Target và đo lường năng suất chính xác. Đây là việc quan trọng trong hoạch định định biên và xác định nguồn lực cần thiết cho việc đạt được năng suất kỳ vòng của tổ chức.

Lãnh đạo là nghệ thuật truyền cảm hứng và dẫn dắt con người. Trong thế giới ngày nay, khi năng lực và sự sáng tạo của nhân viên đóng vai trò then chốt, việc áp dụng mô hình quản lý vi mô (micromanagement) đã trở nên lỗi thời và kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Thay vì kiểm soát chặt chẽ từng hành động của nhân viên, các nhà lãnh đạo hiện đại cần tập trung vào việc xây dựng động lực và trao quyền cho họ.

Quản lý vi mô là gì?

Quản lý vi mô được đặc trưng bởi sự kiểm soát quá mức, giám sát quá chặt chẽ và về cơ bản là sự thiếu tin tưởng vào khả năng thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên. Những nhà lãnh đạo quản lý vi mô cảm thấy họ không thể tin tưởng người khác và do đó gặp khó khăn trong việc giao phó nhiệm vụ. Quản lý vi mô nói lên sự thiếu tin tưởng vào người lãnh đạo thực hiện nó và tạo ra cảm giác tự ti ở người quản lý trải qua nó.

Ảnh hưởng tiêu cực của quản lý vi mô:

• Năng suất lao động giảm sút: Theo một nghiên cứu của Đại học Carnegie Mellon, năng suất lao động của nhân viên bị quản lý vi mô có thể giảm tới 30%. Khi bị kiểm soát quá mức, nhân viên cảm thấy mất đi sự tự chủ và không được tin tưởng, dẫn đến việc thiếu động lực và giảm hiệu quả công việc.

• Tâm trạng làm việc tiêu cực: Quản lý vi mô tạo ra môi trường làm việc căng thẳng và thiếu tin tưởng, khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực và không được tôn trọng. Điều này dẫn đến sự bất mãn, giảm hứng thú với công việc và tăng nguy cơ rời khỏi tổ chức.

• Gây ức chế sự sáng tạo: Khi bị kiểm soát chặt chẽ, nhân viên không có cơ hội để thử nghiệm và phát triển ý tưởng mới. Điều này kìm hãm sự đổi mới và sáng tạo, vốn là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của tổ chức.

• Ra quyết định chậm trễ: Quản lý vi mô thường đi kèm với sự chậm trễ liên tục trong việc ra quyết định. Các nhà lãnh đạo nhất quyết yêu cầu mọi việc phải được thông qua họ trước khi đi đến quyết định cuối cùng, điều này làm trì hoãn cả quá trình ra quyết định. Những hành vi này góp phần làm tăng mức độ căng thẳng, các nhà quản lý có thể cảm thấy choáng ngợp trước nhu cầu liên tục được phê duyệt và nỗi sợ mắc phải sai lầm.

Lợi ích của việc từ bỏ quản lý vi mô:

• Tăng năng suất lao động: Khi được trao quyền và tự chủ trong công việc, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng, từ đó có động lực để làm việc hiệu quả hơn.
• Cải thiện tâm trạng làm việc: Môi trường làm việc tin tưởng và tôn trọng sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn, từ đó tăng gắn kết và hiệu quả công việc.
• Khuyến khích sự sáng tạo: Khi được tự do thử nghiệm và phát triển ý tưởng mới, nhân viên sẽ có nhiều đóng góp hơn cho tổ chức.

Giải quyết vấn đề quản lý vi mô với kỹ thuật “Máy bay không người lái”:

Khi máy bay không người lái bắt đầu trở nên phổ biến cho mục đích chụp ảnh, mọi người rất thích xem chúng bay lên độ cao lớn để có được góc nhìn toàn cảnh và tại một thời điểm nhất định, tiếp cận vật thể để ghi lại các chi tiết của nó với tầm nhìn tập trung hơn nhiều.
Kỹ thuật này cho biết rằng người lãnh đạo nên hoạt động giống như một chiếc máy bay không người lái: Với độ cao lớn để có được cái nhìn toàn cảnh về tình hình, các nhà lãnh đạo nên học cách giao nhiệm vụ và tin tưởng vào người quản lý của mình cũng như tạo không gian cho người quản lý thực hiện. Tuy nhiên, cả người lãnh đạo và người quản lý của họ nên biết rằng người lãnh đạo luôn có mặt và sẵn sàng “hạ xuống” nếu cần, đưa ra hỗ trợ kịp thời chính là đặc trưng của máy bay không người lái.
Bằng cách giải quyết vấn đề quản lý vi mô thông qua các phương pháp như kỹ thuật “máy bay không người lái” và thúc đẩy cách tiếp cận lãnh đạo trao quyền nhiều hơn, đặc biệt là giữa quản lý cấp cao và cấp trung, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường thúc đẩy động lực, khuyến khích đổi mới và thúc đẩy thành công lâu dài.

___________________________________________________________________

HROffice – Phát triển bởi Tư vấn VietEz và ICT4D Vietnam 

Công ty tư vấn và phần mềm quản trị nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản trị nhân sự HROffice, bạn có thể liên hệ Tại đây .